Politique de confidentialité de Mosaïque

Mosaïque · Version française · Mise à jour du 30 septembre 2026

1 Qui nous sommes et à qui cette politique s’adresse

Mosaïque est une solution de l’écosystème Tourisme Intelligent dont la commercialisation et la fourniture du service au Canada sont assurées par Riyada Conseil inc., ci-après « nous ». La présente politique explique comment nous traitons les renseignements personnels dans le cadre du service. Elle concerne les utilisateurs de la plateforme, les contributeurs, les visiteurs des pages et galeries hébergées ainsi que les personnes qui nous contactent. Un renseignement personnel permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement.

Pour la gestion de nos relations commerciales, des comptes et du soutien, nous déterminons les traitements nécessaires à nos activités. Pour les contenus déposés par une organisation cliente, nous intervenons généralement comme fournisseur de services suivant ses instructions. L’organisation détermine notamment les finalités de collecte des médias et leurs usages autorisés.

Lorsqu’une galerie ou un formulaire est exploité pour le compte d’une organisation, son identité et ses informations de confidentialité doivent être présentées dans ce parcours. Sa politique peut s’appliquer à ses propres utilisations. Pour des renseignements détenus pour le compte d’un organisme public, le régime juridique et les obligations contractuelles propres à cet organisme doivent également être pris en compte.

2 Responsable et coordonnées

Pour toute question ou demande relative à vos renseignements personnels, écrivez à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels de Riyada Conseil inc. Courriel : dominic@riyadahq.com. Adresse postale : 300-204 rue du Saint-Sacrement, Montréal (Québec) H2Y 1W8, Canada. Numéro d’entreprise du Québec : 1181679516.

Vous pouvez joindre cette personne pour poser une question, exercer un droit, déposer une plainte ou signaler un incident. Si votre demande concerne les contenus d’une organisation cliente, nous pouvons la diriger vers cette organisation et l’assister dans son traitement, selon nos obligations.

3 Comment nous recueillons vos renseignements

Selon votre utilisation, nous recueillons les renseignements que vous nous fournissez dans les formulaires, les comptes, les dépôts, les demandes de soutien et les échanges commerciaux. Nous pouvons aussi recevoir des renseignements de votre administrateur, d’un contributeur ou d’un service que votre organisation autorise à connecter.

Des données techniques sont générées lors de l’utilisation du service. Les catégories concernées et leurs finalités sont décrites à la section 4. Nous limitons la collecte aux renseignements nécessaires aux fonctions concernées; vous ne devez pas déposer de renseignements sensibles sans besoin établi et encadrement approprié.

4 Quels renseignements nous utilisons et pourquoi

Comptes et accès. Nom, adresse courriel, organisation, rôle, identifiants de compte et informations de session servent à authentifier les utilisateurs, attribuer les accès, administrer les espaces et communiquer les avis de service.

Médias et droits. Photos, vidéos, voix, transcriptions, noms de personnes, coordonnées des contributeurs, crédits et preuves d’autorisation servent à organiser les médias et à encadrer leurs utilisations. Les fichiers peuvent contenir des métadonnées, notamment une date ou un lieu de prise de vue. La localisation d’un média est distincte du suivi de la position de son utilisateur.

Collaboration. Des commentaires, validations, collections et historiques d’actions peuvent être conservés afin de permettre le travail d’équipe, documenter les décisions et suivre les usages. Les données de contacts professionnels éventuellement ajoutées à un module activé sont traitées selon les instructions de l’organisation cliente.

Fonctions IA. Les instructions, médias ou extraits soumis, les métadonnées pertinentes et les résultats produits servent à exécuter la recherche, l’indexation, l’enrichissement ou la génération demandés. Le traitement exact dépend de la fonction utilisée et du fournisseur mobilisé.

Intelligence de la destination. Selon les fonctions souscrites ou activées, nous traitons pour le compte de votre organisation les médias, documents, métadonnées, données touristiques et résultats de campagnes qu’elle fournit ou autorise à connecter. Les renseignements nécessaires peuvent être indexés et mis en relation pour constituer sa mémoire organisationnelle, enrichir la recherche et produire des analyses ou recommandations. Les contenus, index et résultats restent soumis aux droits d’accès et aux partages autorisés par cette organisation. Ces traitements ne constituent pas une autorisation de rendre ses renseignements accessibles à d’autres destinations ou de les intégrer à une mémoire commune.

Données techniques. L’adresse IP, les informations sur le navigateur ou l’appareil, les horodatages, les événements de connexion et les erreurs peuvent servir à assurer le fonctionnement, diagnostiquer les incidents, prévenir les abus et protéger les accès.

Amélioration du service. Nous utilisons les données techniques et d’utilisation nécessaires, telles que les fonctions utilisées, les erreurs et les temps de réponse, ainsi que les retours des utilisateurs, pour améliorer la fiabilité, l’ergonomie et les performances de Mosaïque. Nous privilégions les indicateurs agrégés, sans considérer la seule agrégation comme une anonymisation. Les renseignements permettant d’identifier une personne demeurent protégés. L’accès aux contenus privés pour diagnostiquer un problème est limité au soutien demandé ou à la résolution d’un incident, selon notre mandat et par des personnes autorisées. Ces usages ne permettent pas de constituer une banque de contenus privés pour entraîner ou évaluer des modèles IA à des fins générales.

Relations commerciales et soutien. Les coordonnées des interlocuteurs, informations contractuelles, factures et échanges servent à gérer l’abonnement, les paiements, les demandes et nos obligations administratives. Les renseignements traités par un éventuel prestataire de paiement sont précisés au moment du paiement.

5 Consentement et choix

Nous vous informons des finalités lors de la collecte. Lorsque le consentement est requis, il doit être libre, éclairé et propre à la finalité concernée; un consentement exprès est demandé lorsque la loi l’exige, notamment pour des renseignements sensibles. Les collectes facultatives sont distinguées de celles nécessaires au service.

Vous pouvez retirer votre consentement en nous contactant. Nous expliquons les conséquences éventuelles sur la fonction concernée. Le retrait n’annule pas les traitements licitement réalisés auparavant et n’empêche pas une conservation exigée ou autorisée par la loi. Le refus d’une utilisation facultative ne doit pas empêcher l’accès aux fonctions qui n’en dépendent pas.

Les communications nécessaires à la sécurité, au compte ou à l’abonnement sont distinctes des communications promotionnelles. Lorsqu’une communication promotionnelle est envoyée, un moyen de désabonnement est fourni selon les règles applicables.

6 À qui vos renseignements sont communiqués

Les membres autorisés de notre équipe et nos fournisseurs peuvent accéder aux renseignements nécessaires à leurs fonctions de soutien, d’exploitation, de sécurité ou d’administration. Les accès doivent être limités selon leurs responsabilités et encadrés par des obligations appropriées de confidentialité.

Dans votre organisation, les utilisateurs et administrateurs peuvent consulter les renseignements accessibles à leur rôle. Les éventuels accès d’une organisation de rattachement sont définis dans le périmètre de votre espace. Les partages avec des partenaires et la publication de galeries peuvent rendre certains médias et renseignements accessibles aux destinataires choisis ou au public. L’organisation doit vérifier les droits et les autorisations avant toute diffusion.

Un partage d’intelligence entre destinations ou une réutilisation de contenus privés au bénéfice d’autres clients nécessite un périmètre convenu distinctement avec l’organisation, les droits nécessaires et, lorsqu’ils sont requis, les consentements des personnes concernées. L’appartenance à l’écosystème Tourisme Intelligent n’accorde pas à elle seule un accès aux renseignements d’une organisation.

Nous faisons appel à des fournisseurs pour l’hébergement, l’authentification, le stockage, les traitements IA, les communications techniques et, le cas échéant, la supervision des erreurs ou la facturation. Ils ne doivent traiter les renseignements que pour les finalités autorisées et selon les engagements applicables.

Nous pouvons communiquer des renseignements lorsqu’une obligation légale, une ordonnance ou une autre disposition applicable l’autorise ou l’exige. Une éventuelle opération d’entreprise impliquant des renseignements personnels doit respecter les conditions et garanties imposées par la loi. Nous ne vendons pas vos renseignements personnels.

7 Où vos renseignements sont traités et comment intervient l’IA

Certains fournisseurs ou intervenants peuvent traiter ou consulter des renseignements à l’extérieur du Québec, y compris à l’extérieur du Canada. L’emplacement de la base principale ne détermine pas à lui seul celui de tous les traitements, journaux, sauvegardes ou accès de soutien. Les renseignements peuvent alors être soumis au droit du territoire concerné.

Avant une communication hors Québec soumise à cette obligation, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et encadrons la communication par une entente écrite tenant compte des risques identifiés.

L’exécution d’une fonction IA peut nécessiter l’envoi du contenu pertinent à un fournisseur externe. Cette opération se distingue de l’entraînement d’un modèle. Les modalités de conservation et d’utilisation du fournisseur dépendent du service et des accords applicables.

La constitution d’une mémoire propre à votre organisation et la recherche dans ses contenus se distinguent de l’entraînement d’un modèle généraliste. Nous n’utilisons pas les contenus privés des clients pour entraîner un tel modèle pour nos propres fins sans autorisation distincte et sans les droits requis. Les conditions de conservation et d’utilisation des renseignements par les fournisseurs externes demeurent celles applicables aux fonctions utilisées; cette politique ne garantit pas une conservation nulle chez ces fournisseurs.

8 Témoins et technologies similaires

Le service peut utiliser des témoins ou du stockage local pour maintenir une session, assurer la sécurité et conserver certains paramètres. La suppression ou le blocage de ces éléments peut empêcher certaines fonctions de fonctionner.

Lorsque des fonctions d’identification, de localisation ou de profilage visées par la loi sont utilisées, une information préalable et les moyens d’activation requis doivent être fournis. Les consentements nécessaires aux fonctions facultatives sont distincts de l’accès aux fonctions essentielles.

9 Combien de temps nous conservons vos renseignements

Nous conservons les renseignements aussi longtemps que nécessaire aux finalités annoncées, sous réserve des obligations légales, du règlement d’un litige et des instructions valables de l’organisation cliente. Une conservation exceptionnelle doit être limitée aux renseignements nécessaires et aux personnes qui doivent y accéder.

Les contenus d’un client sont soumis aux modalités de son abonnement et de sa sortie du service. Retirer un fichier de l’interface peut correspondre à un archivage ou à une suppression logique : cela ne signifie pas nécessairement que toutes les copies ont été détruites. Les copies de sauvegarde et les données détenues par des fournisseurs suivent leurs cycles de suppression applicables.

Lorsque leur conservation n’est plus justifiée, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou, si une anonymisation est retenue, anonymisés selon les conditions prévues par la loi. Des données simplement dépersonnalisées ne sont pas considérées comme anonymes.

10 Comment nous protégeons vos renseignements

Nous nous engageons à appliquer des mesures de protection proportionnées à la sensibilité, à la quantité et à l’utilisation des renseignements. Aucun système ne peut garantir l’absence totale de risque.

En cas d’incident de confidentialité, nous prenons les mesures raisonnables nécessaires pour en limiter les conséquences et prévenir sa répétition. Nous évaluons les risques, documentons l’incident et procédons aux avis requis aux autorités, aux personnes concernées et aux clients, selon les obligations applicables. Signalez tout incident à dominic@riyadahq.com.

11 Quels sont vos droits et comment les exercer

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels détenus à votre sujet, leur rectification et de l’information sur leurs utilisations. Vous pouvez retirer un consentement et, lorsque les conditions légales sont remplies, demander une suppression, une cessation de diffusion ou une désindexation.

Vous pouvez aussi demander la communication des renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé, selon les règles de portabilité applicables. Ce droit ne s’étend pas automatiquement aux renseignements créés ou inférés à partir de vos données.

Adressez votre demande écrite au responsable indiqué à la section 2. Précisez votre demande et les renseignements permettant de retrouver votre dossier. Nous pouvons demander une vérification d’identité proportionnée et sécuritaire. Pour les demandes d’accès ou de rectification relevant du régime québécois du secteur privé, nous répondons par écrit avec diligence et au plus tard 30 jours après leur réception.

Si une demande concerne un contenu géré pour le compte d’un client, nous pouvons la transmettre à l’organisation compétente et l’assister. Un refus ou une limitation doit être expliqué selon les règles applicables, avec les recours disponibles. Vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec, notamment par son site www.cai.gouv.qc.ca.

12 Plaintes et gouvernance

Le responsable de la protection des renseignements personnels coordonne l’application de nos règles de confidentialité. Les personnes chargées du soutien, de l’exploitation et de l’administration interviennent selon leurs responsabilités et leurs besoins d’accès. Les fournisseurs sont encadrés en fonction des traitements qui leur sont confiés.

Vous pouvez déposer une plainte par écrit auprès du responsable, en décrivant les faits et le résultat recherché. Nous examinons la plainte, demandons les précisions nécessaires et vous communiquons notre réponse et les mesures retenues. Cette démarche ne limite pas votre droit de vous adresser à l’autorité compétente.

13 Mineurs

Mosaïque est destinée à un usage professionnel. Les organisations peuvent toutefois déposer des médias représentant des mineurs; elles doivent disposer des autorisations requises et limiter les renseignements associés. Tout formulaire recueillant directement des renseignements auprès d’un mineur doit respecter les règles particulières de consentement applicables.

14 Modifications de la politique

Nous publions les modifications de cette politique avec une date de mise à jour et un avis approprié. Une nouvelle finalité nécessitant un consentement fait l’objet d’une demande distincte avant le traitement concerné. Une modification de la politique ne vaut pas, à elle seule, consentement à un nouvel usage.